Dokumentenscanner – Ein bemerkenswertes Upgrade für jedes Office

Dokumentenscanner – wozu? Nicht nur, um ein papierloses Büro zu erzielen, werden solche Geräte immer mehr eingesetzt. So manch eine gesetzliche Vorschrift gibt vor, dass gewisse Dokumente im Original als auch elektronisch vorhanden sein müssen. Zudem ist es immer von Vorteil, den eigenen Lichtbildausweis oder hin und wieder auch wichtige Dokumente zur Verifizierung bei einem Finanzdienstleister etwa bereit zu haben. Dabei wird oftmals zwischen dem klassischen Drucker mit Scanfunktion und dem richtigen Dokumentenscanner unterschieden.

Mittlerweile finden solche Geräte nicht mehr nur in der klassischen Dokumentenverarbeitung, sondern auch in elektronischer Archivierung, Bildverbesserung, Qualitätskontrolle oder auch in der übergreifenden Verarbeitung von Texten Gebrauch. Durch eine entsprechende Ausstattung in der Software schafft es das Gerät, die auf dem Papier befindlichen Texte bereits wärend dem Scanvorgang zur Weiterverarbeitung vorzubereiten.

Was ist ein Dokumentenscanner?

Was kann ein Dokumentenscanner? Entgegen der weit verbreiteten Drucker-Scanner-Kombination, die oft und gerne als Kopierersatz im Büro zum Einsatz kommt, gibt es Geräte, die sich im Speziellen mit dem Scannen beschäftigen. Sie verarbeiten große Dokumentenmengen in wenigen Sekunden und sorgen durch einen größtenteils eingebauten Duplex-Einzug dafür, dass dies entsprechend schnell von Statten geht. Lediglich mobile Lösungen oder auch jene mit einer Kamera, die speziell für das Scannen von Büchern entwickelt worden sind, verfügen nicht über solch einen Einzug.

Wie funktioniert ein Dokumentenscanner? Die Vorgehensweise als auch die verbaute Technik beim Dokumentenscanner ist hier grundlegend dieselbe. Warum Dokumentenscanner einsetzen? Unterschiede zeigen sich vor allem in der Qualität.

Um Dokumente scannen zu können, reicht die entsprechende Vorrichtung. Nicht immer bedeutet das aber, dass man auch das bekommt, was man sich davon erwartet. Bei einfachen Scannern, die bloß mit der Technik und einem Deckel ausgestattet sind, besteht keine Möglichkeit, mehrere Seiten auf einmal einzuscannen. Verfügt das Gerät über einen entsprechenden Einzug, bleibt es dennoch fragwürdig, wie gründlich die Arbeit hier gemacht wird.

Es ist schwierig, ein geeignetes Gerät zu finden, das alle wichtigen Punkte erfüllt, um sich selbst ein papierloses Büro schaffen zu können. Besonders in Themengebieten, wie Buchhaltung, Marketing oder Eventplanung wird viel mit Dokumenten gearbeitet, die eingescannt werden müssen. Arbeitet das Gerät zu langsam, behindert es unter Umständen den geregelten Arbeitsablauf. Geschieht der Scanvorgang allerdings zu schnell, dann wird das Dokument dabei verzogen und oftmals schief eingescannt.

Eigens entwickelte Dokumentenscanner glänzen nunmehr damit, Dokumente verschiedener Größen sauber, flott und auch noch entsprechend hochwertig einzuscannen. Doch wie viel ist wirklich an dem Versprechen dran?

Was kann ein Dokumentenscanner?

Bei allem technischen Fortschritt, der heute möglich ist, beschäftigen sich Druckerhersteller natürlich auch damit, bereits ausgedruckte Dokumente elektronisch abspeichern zu können.

Ausgestattet mit einer Ablage, in der ein entsprechender Stapel zu elektronischen Akten verarbeitet wird, verfügt jeder Dokumentenscanner über einen Einzug, über den die Unterlagen importiert werden. Je nach Ausführung gibt es solche Scanner auch für einzelne Dokumente. Hierbei handelt es sich meist um eine mobile Lösung, die extra darauf ausgelegt ist, schnelle Verwendung wärend einem Meeting zu finden.

Es gibt ein paar Hauptkriterien, die auf jeden Scanner für Dokumente zutreffen, sofern es sich um ein fixes Standgerät handelt:

• Einzugserfassung beginnt bei 25 Seiten im klassischen DIN A4 Format und kleiner
• Hochleistungssysteme schaffen sogar bis zu 500 Seiten
• Jede Seite kann beidseitig erfasst werden, unter Umständen muss dies über die Software allerdings noch zunächst eingestellt werden
• Einige Geräte erkennen weiße Seiten als leere und scannen diese nicht mit; passend zum vorergehenden Punkt fällt diese Einstellungsfunktion zum Beispiel vollends weg
• Mittels Texterkennungssoftware werden die Dokumente oftmals zur direkten Weiterverarbeitung extrahiert und in Word, Excel oder auch PowerPoint übertragen
• Manche Geräte können neben dem eigentlichen Scan auch eine Übertragung auf Mikrofilm veranlassen

Was sind Einsatzgebiete, in denen ein solches Gerät mit seinen Fähigkeiten punkten kann?

Nicht nur Dokumente, sondern auch viele weitere Digitalisierungen sind hier möglich:

• Briefe
• Urkunden
• Visitenkarten
• Fotos

Vor allem davon, dass die Dokumente direkt zu editierbaren Excel-, Word- oder auch PowerPoint Dateien umgewandelt werden können, ist ein entsprechender Vorteil. Dabei geschieht dieser Vorgang auf automatischer Basis von Seiten der Geräte und deren unterstützender Software.

Wichtig ist hierbei, dass im Speziellen darauf geachtet wird, ob die mitgelieferte Software mit dem eigenen Betriebssystem auch kompatibel ist. Grundsätzlich sind sie alle auf Windows ausgelegt. Android-Geräte oder auch welche, die auf das iOS System zurückgreifen, können hier unter Umständen ein paar Problematiken damit haben.

Wie funktioniert ein Dokumentenscanner?

Meist arbeiten die Geräte ausgesprochen schnell. Ausgestattet mit einem Display an der eigenen Front, auf dem die unterschiedlichen Scanprogramme zu sehen sind, welche am PC zunächst eingestellt werden können. Das im Einschub liegende Papier wird oftmals trotz Qualitätsabbrüche in entsprechender Geschwindigkeit digitalisiert. Damit ist nicht weiter von Bedeutung, wie die grundsätzliche Beschaffenheit der einzuscannenden Akten ist und ob diese verknittert oder sehr zerknüllt sind.

Grundlage ist immer eine bestehende WLAN Verbindung, wodurch meist nur ein Stromanschluss von Nöten ist und kein weiteres Druckerkabel mehr zum Einsatz kommt. Dadurch können eingescannte Dokumente auch direkt auf das eigene Smartphone, das Tablet oder den Laptop übermittelt werden. Die Scangeschwindigkeit erhält keinen weiteren Einfluss dadurch, wie schnell die Internetverbindung ist. Dennoch sei erwähnt, dass manche der Geräte über einen zusätzlichen Ethernetanschluss verfügen, falls keine Möglichkeit zur Drahtlosverbindung besteht. In so einem Fall ist es dann wichtig, dass ein eigenes Heimnetzwerk besteht, das mittels einem Router verwaltet wird.

Der Scanner ist stets mit einer kleinen Begrenzung versehen, sofern es sich um ein fixes Standgerät handelt. Dieser sorgt dafür, dass eingescannte Seiten darin aufgefangen werden und nicht über den ganzen Tisch verstreut werden. Interessant bezüglich der Funktion des Scanners ist hier vor allem, dass die Blätter von hinten nach vorne eingezogen werden und nicht, wie man es oft gewohnt ist, in umgekehrter Reihenfolge.

Die Papiergröße muss nicht extra eingestellt werden, wodurch Quittungen und Rechnungen von unterschiedlicher Größe in einem Durchgang verarbeitet werden können. Das Gerät erkennt hier, wo das jeweilige Papierstück endet und scannt nur den nötigen Bereich. Eine besondere Empfehlung, wenn das Vorhaben im Raum steht, einen eigenen Dokumentenscanner kaufen zu wollen, gilt hier daher jedem, der so einige Belege für die Reisekostenabrechnung über den Monat hinweg ansammelt und entsprechend auch digitalisieren muss.

Jedes dieser Geräte ist natürlich mit einer entsprechenden Software ausgestattet, um mit dem PC kommunizieren zu können. Je nach Einstellung werden hier die eingescannten Dokumente sofort geöffnet, oder einfach nur abgelegt. Wahlweise lassen sie sich natürlich auch als PDF, JPG oder weitere Dateitypen abspeichern. Oftmals besteht in der Software auch die entsprechende Möglichkeit dazu, die eingescannten Blätter alle einzeln abzuspeichern.

Ab wann lohnt sich der Gebrauch von einem solchen Scangerät?

Bereits im kleinen Büro oder eben auch im Home-Office lohnt sich solch eine Anschaffung. Da die Geräte meist entsprechend hochpreisig angesetzt sind, lohnt es sich für den kurzweiligen Gebrauch nicht direkt, zu einem solchen zu greifen. Besteht der Fall, dass auch danach noch Gebrauch dafür ist, spricht natürlich nichts dagegen.

Grundsätzlich sammeln sich natürlich nicht nur im Büro, sondern auch in jedem Haushalt dementsprechend viele Briefe an, die unter Umständen dokumentiert werden sollen. Gerade in der heutigen Zeit ist es oft nötig, die benötigten Dokumente parat zu haben, wenn es um einen Garantiefall beim Defekt eines Haushaltsgerätes geht. Hier ist es meist durchaus von großem Nutzen, wenn diese zu jeder Zeit bereitliegen.

Ein weiterer Vorteil, der hier klar heraussticht, ist die Suchfunktion innerhalb des Computers bei einem digitalen Dokumentenarchiv. Schnell ist die Rechnung der defekten Kaffeemaschine gefunden, da diese eingescannt und selbstverständlich auch entsprechend benannt worden ist. Im angelegten Papierordner kann sich das durchaus etwas ziehen, bis die benötigten Unterlagen gefunden sind. Hinzukommt, dass das Einscannen und Umbenennen meist nicht viel mehr Arbeit beschert, als etwa die Papierablage im Ordner.

Warum Dokumentenscanner auch zu Hause Vorteile bringen.

In der heutigen Zeit lässt sich vieles bereits über den digitalen Weg lösen. Unterschriften, die auf Dokumente abgegeben werden müssen, können meist bereits per Mail übermittelt werden. Meist ist es nur im Falle von Amtswegen so, dass die Dokumente im Original übermittelt werden müssen. Auch bei gewissen Vereinbarungen ist es sinnvoll, vorab bereits eine digitale Version der unterzeichneten Schriftstücke übermitteln zu können.

Besonders aber bringt ein solcher Dokumentenscanner auch dann zu Hause einen entsprechenden Vorteil, wenn es darum geht, Erinnerungen zu digitalisieren. Eigens auf Fotos ausgelegte Scanner zum Beispiel nehmen diese in höchster Qualität und inklusive kompletter Farbgebung auf, um diese anschließend an den PC zu übermitteln.

Neben den mobilen Scannern sowie auch den Standgeräten werden zudem immer mehr Kameras entwickelt, die im weitesten Sinne als solcher Scanner für Dokumente fungieren sollen. Technische Grundlage ist dabei ein Standfuß mit oder auch ohne Unterlage, der eine eigene Kamera trägt. Diese lichtet das Dokument ab, das in einem gewissen Abstand davorgelegt wird. Ist so eine Fotokamera mit einer Unterlage ausgestattet, befindet sich dort meist auch ein entsprechend gekennzeichneter Bereich, in den das zu scannende Dokument gelegt wird.

Besonders bei der Digitalisierung von den liebsten Kochbucheinträgen oder auch alten Erinnerungsstücken, wie etwa dem Poesiealbum aus der Kindheit, das zumindest durch seine Einträge gerne bewahrt werden möchte.

Überlegungen vor dem Dokumentenscanner Kaufen – was gilt es zu beachten?

Mit ein paar einfachen Kriterien lässt sich schnell feststellen, welches Gerät am besten dafür geeignet ist, um die eigenen Dokumente scannen zu können und sich so die Grundlage für ein digital basierendes Büro zu schaffen. Dafür ist zunächst einmal einzugrenzen, ob das Gerät beruflich oder eher privat eingesetzt werden soll.

Eingrenzung nach allgemeinem Kriterienkatalog

• Welche Dokumente sollen vorrangig damit eingescannt werden?
• Was für eine Papiergröße haben diese? A4 und kleiner oder geht es in Richtung A3?
• Soll der Scanner fix platziert werden oder auch mobil eingesetzt werden können?

Dies sind nur die grundsätzlichen Faktoren, die dazu beitragen können, den geeigneten Scanner für den eigenen Gebrauch zu finden. Vor allem, wenn es dazu kommt, dass solch ein Gerät im Büro und dadurch dann beruflich verwendet wird, können noch weitere Kriterien dafür ausschlaggebend sein, worauf die Entscheidung fällt.

Weitere Kriterien für den unternehmerischen Gebrauch

• Wie viele Arbeitsplätze sollen dieses Gerät verwenden?
• Handelt es sich um ein Netzwerk? Wenn ja, basiert dieses auf einem Intranet oder rein LAN-seitig?
• Sollen auch andere Unternehmensstandorte damit verknüpft werden?